El anuncio fue realizado por Clastornik, Director Ejecutivo de la Agencia para el Desarrollo del Gobierno de Gestión Electrónica y la Sociedad de la Información y del Conocimiento (Agesic), durante una conferencia realizada en la sede de Ancap.

La elección del lugar no fue casual, ya que el Ministerio de Industria, Energía y Minería -cartera a la que pertenece Ancap- es, junto a Salud Pública, uno de los dos ministerios pioneros en la implementación del Expediente Electrónico.

Clastornik destacó la importancia que posee el nuevo proyecto, que garantiza "mayor transparencia en el manejo de la información", así como una "mayor eficiencia en los trámites" con el consiguiente ahorro de tiempo en dichas gestiones.

"Este es un proyecto pensado desde el ciudadano y para el ciudadano", aseguró el funcionario, quien detalló que " hasta el momento fueron capacitadas 850 personas" para dicha gestión, en la que participan ya 14 unidades ejecutoras.

Enfatizó asimismo que el proyecto "fue llevado adelante en conjunto, trabajando en red", por lo que "se compró un único software", con el que trabajarán todas las carteras, por lo que se debieron generar los estándares necesarios para una debida coordinación.

Para el Director de Agesic, la incorporación de ambos ministerios al Expediente Electrónico "es un comienzo necesario", que se extenderá luego a las otras carteras, añadiendo que en un futuro cercano, "se creará un sistema de firma electrónica para todos los funcionarios públicos".

Por su parte, el Ministro interino de industria, Ingeniero Roberto Kreimerman, se congratuló por "haber cumplido el papel de conejillos de indias en el proyecto", asegurando que dicho rol tiene inconvenientes, pero "permite investigar y aprender".

"El Uruguay ha crecido mucho, no sólo en la economía, sino en lo que refiere a Justicia Social", manifestó el jerarca, agregando que "el desarrollo en el área tecnológica es vital para el futuro", así como "la accesibilidad y transparencia en el manejo de datos.

Kreimerman recordó que "la inteligencia colectiva es mayor que la individual", por ello es necesario que la información existente "sea democratizada", para poder generar nuevos conocimientos y destrezas.

En similar sentido se expresó la titular de Salud, María Julia Muñoz, quien señaló que su ministerio "es complejo", y maneja "numerosas estadísticas vitales y sanitarias", cuya información podría ser de gran utilidad para otros organismos del Estado.

Pero los datos acerca de la salud de los ciudadanos serían sólo una parte de lo que el Ministerio puede aportar a terceros, ya que por sus manos pasa también "todo lo referente a la industria del medicamento y de la biotecnología y la cosmética", rubro este último que se encuentra en permanente crecimiento.


Director de Agesic, José Clastornik, y Ministra de Salúd Pública, María Julia Muñoz. Montevideo Portal

Según informa la Agesic, los principales beneficios que el Expediente Electrónico aportaría en forma
directamente a la ciudadanía, pueden resumirse en el siguiente esquema.

A corto plazo, los ciudadanos tendrán más transparencia en todos sus trámites:

Transparencia
• Fácilmente puede conocerse, no sólo la oficina en la que está el expediente, sino también la persona que lo tiene y desde qué fecha.

• Si se habilitan las consultas por web, un ciudadano puede conocer en forma rápida el estado de su expediente (y otros datos que se quieran publicar).

Más eficiencia:
• El pase de un expediente de una oficina a otra es inmediato.
Sin las demoras o posibles retrasos, como ahora cuando un expediente papel es enviado de ua oficina de Montevideo a una del Interior, o viceversa. Se elimina el tiempo de traslado.
• Por el sólo hecho de conocerse quien tiene el expediente y desde cuándo, los expedientes se tramitan en forma mucho más ágil.
• Permite identificar claramente el trabajo realizado y el trabajo pendiente, ayudando a la distribución del trabajo dentro de cada oficina.
Más fácil ubicación de los expedientes
• No es necesario recordar el número de expediente para ubicarlo; se pueden realizar búsquedas por cualquier dato de la carátula o actuaciones.

Mayor seguridad
• El expediente electrónico tiene garantía de integridad, no se pueden arrancar hojas o extraviarlas.

Pleno conocimiento de la Gestión
• Se pueden obtener estadísticas que aporten más y mejor información, por ejemplo:
• cantidad de expedientes por tema
• cantidad de expedientes generados por cierta oficina
• cantidad de pases realizados por cierta oficina
• cantidad de expedientes por mes
• tiempos de tramitación por oficina

El Expediente Electrónico es en sí mismo una Auditoría:
• Se puede conocer quién, cuándo y qué se ha hecho.

Asegura mayor calidad del trabajo:
• Mejora en las capacidades de las personas
• Utilizando las búsquedas del sistema, se puede aprovechar el conocimiento de expedientes anteriores para resolver casos similares.
Consigue una signficativa disminución de costos
• De traslado
• De fotocopias (deja de ser necesario fotocopiar un expediente antes de enviarlo a otra oficina, ya que se sigue accediendo al mismo por las búsquedas del sistema).

Expedientes archivados con seguridad de su integridad y sin deterioros

A mediano plazo propone ventajas tales como:

Mejora en la gestión
• En base al análisis de las estadísticas se pueden definir procedimientos de mejora para la gestión
Menor burocracia, mayor eficiencia
• Luego de que el expediente electrónico funcione por cierto tiempo, se pueden analizar los distintos trámites y determinar rutas fijas por las oficinas realmente necesarias, evitando las actuaciones que no agregan valor se asegura el camino más eficiente para decidir.
Ahorro de papel
Una vez que se pierde el miedo al nuevo sistema y se deja de imprimir por las dudas.
Ahorro de espacio físico
Cuando se deja de imprimir, innecesariamente.

A largo plazo, el Expediente Electrónico consigue:

*Eliminación de la infraestructura de archivo físico, cuando el 100 % de los expedientes sean digitales.
* Una revalorización de la confianza del ciudadano en las administraciones y en los funcionarios, con la instalación trámites más cómodos, rápidos, fáciles, claros y seguros.